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InCASA: gestione patrimonio immobiliare2018-08-23T14:57:13+00:00

InCASA è il modulo principale della suite di SIGECO CSS per la gestione del patrimonio immobiliare, senza questo componente gli altri moduli non possono funzionare, è di fatto il sistema gestionale che raccoglie anche tutta la parte concernente l’anagrafica  che è  il sistema informativo base per tutta la suite. Tutte le procedure  risultano intimamente collegate l’une con l’altre in modo da garantire sia la minor ridondanza possibile dei dati inseriti che maggiori benefici nell’inserimento dei dati da parte degli operatori.

Patrimonio

Per anagrafica del patrimonio immobiliare si intende la completa descrizione informativa del patrimonio stesso per quanto riguarda gli aspetti catastali, gestionali e tecnici a diversi livelli di dettaglio. L’obiettivo primario è garantire la completa identificazione degli elementi costitutivi il patrimonio immobiliare dell’Ente sotto i seguenti aspetti: catastale, gestionale, tecnico.

Fabbricati
Il sottosistema informativo consente la gestione delle informazioni caratteristiche di ciascun fabbricato, raggruppando così tutte le unità immobiliari eventualmente suddivise per scala con determinazione:

A) dell’Indirizzo [Cod. ISTAT comune, CAP e Località],
B) dei dati catastali [partita, mappale, etc.];
C) della Composizione [nr. piani, nr. alloggi, nr. negozi, etc.];
D) delle Superfici [(androni, porticati, verde condominiale, etc. nonché le sommatorie delle superfici delle singole unità immobiliari (netta abitabile, cantine, autorimesse,etc.)];
E) della Normativa Fiscale [Sono indicate tutte le informazioni necessarie per la compilazione dei modelli 760/E, 760/F, ICI (dichiarazioni e versamenti) e per la determinazione dei canoni di affitto];
F) dei Dati Anagrafici [Sono gestite le informazioni relative all’evoluzione dei fabbricati per quanto riguarda gli interventi che lo interessano nella sua globalità; a titolo esemplificativo citiamo l’anno di costruzione, il costo costruzione, la legge di costruzione, la data di ristrutturazione, etc];
G) delle Dotazioni Tecniche [Sono nella maggior parte codici di validazione che consentono di indicare la presenza delle dotazioni proprie del fabbricato come ad esempio l’ascensore, il tipo di riscaldamento, la copertura, etc.];
H) della Documentazione [Permette l’indicazione dei periodi temporali classici degli immobili (data abitabilità, concessione edilizia, etc) e i riferimenti relativi ai contratti delle utenze]

Vano Scala
Per vano scala si intende l’entità logica contenuta nel fabbricato, che raggruppa tutte le unità immobiliari che sono raggiungibili per mezzo di una stessa scala fisica. A titolo esplicativo si specifica che non tutte le unità immobiliari sono fisicamente attribuibili ad una scala fisica; in altri termini significa che, all’interno del patrimonio gestito, possono esistere unità immobiliari che non appartengono a nessun vano scala, intendendosi con questa espressione il fatto che è possibile non codificare, e quindi successivamente non indicare, la scala qualora questa non trovi un riscontro effettivo.

Unità Immobiliare
Per “unità immobiliare”, nell’applicativo, si intende la singola entità del patrimonio gestito che può essere concessa in locazione e quindi la procedura estende la gestione sia agli alloggi che ai negozi, uffici, garage, posti auto, terreni, etc….

L’inserimento di nuove unità immobiliari avviene secondo un processo che parte dal fabbricato e passa, non obbligatoriamente, dalla scala al fine di minimizzare la ridondanza delle informazioni e di facilitare l’inserimento dei dati comuni; chiaramente queste informazioni vengono poi proposte automaticamente al livello più basso. Un fattore molto importante che permette di snellire notevolmente le operazioni sulle unità immobiliari è di poter gestire qualsiasi tipologia di bene con la stessa procedura; questo è possibile grazie all’abbinamento delle tipologie ad una delle quattro macro-categorie: Alloggi, Locali non abitativi, Terreni, Varie; cosicché è possibile gestire le informazioni proprie di ognuna senza con questo utilizzare programmi separati.

Vengono automaticamente proposte maschere video differenti sulla base della tipologia dell’unità immobiliare che si sta in quel momento gestendo.

Determinazione del Canone d’affitto
Sono indicate tutte le informazioni necessarie per la compilazione dei modelli 760/E, 760/F, ICI (se richiesti) e per la determinazione dei canoni di affitto. A fronte di apposite estrazioni è possibile ottenere tabulati che consentono il controllo di quanto si deve dichiarare prima di procedere alla compilazione dei moduli vera e propria; per quanto riguarda l’ICI, se richiesta, sono previste sia la stampa del modulo prefissato del concessionario sia la stampa denuncia variazioni.

Utenza

Il programma consente la memorizzazione, la gestione e la stampa di tutte le informazioni relative agli utenti, intesi come inquilini ed assegnatari, di unità immobiliari dell’Ente. Dal punto di vista dei rapporti con gli utenti si possono identificare tre obiettivi fondamentali :

  • Composizione nucleo familiare con relativi dati anagrafici,
  • Valorizzazione dati reddituali,
  • Valorizzazione dati statistici.

Il sottosistema costituisce la banca dati principale per tutte le informazioni, sugli inquilini e gli eventuali ospiti, necessarie per la corretta ed efficiente gestione del contratto.

L’inserimento di nuovi redditi e/o dati statistici avviene secondo un processo che parte obbligatoriamente dall’assegnatario ed eventuali altri componenti, al fine di minimizzare la ridondanza delle informazioni e di facilitare l’inserimento dei dati comuni.

Il programma archivia e tiene conto di tutte le variazioni ( ad es: le Volture) che vengono effettuate in relazione ai subentri; con ciò si fa riferimento ad un cambio di intestazione dei contratti a seguito di separazione, decesso dell’assegnatario, o altra causa.

Contratti & Canone

Il programma gestisce tutte le relazioni contrattuali tra gli utenti assegnatari di una o più unità immobiliari in carico all’Ente; il contratto contiene tutti i riferimenti, sia all’assegnatario che all’unità immobiliare, necessari per la gestione ordinaria del contratto stesso.  Inoltre è possibile ottenere l’elenco delle unità immobiliari sfitte ad una data richiesta. In qualsiasi momento è consentita la stampa del contratto, unico prerequisito che il testo sia memorizzato con un gestore testi tipo WORD.

La normativa vigente prevede che i contratti di locazione emessi dall’Ente siano soggetti a registrazione presso l’Ufficio dei Registro, quindi la procedura consente l’espletamento di tutte le attività relative a:

a) calcolo imposta di registro per nuovi contratti di locazione (prima annualità),
b) calcolo imposta di registro per rinnovo contratti di locazione (annualità successive),
c) produzione di archivi per l’invio telematico sia dei nuovi contratti che dei rinnovi,
d) imputazione alle bollette dell’importo dell’imposta di competenza dell’utente,
e) gestione storica delle imposte di registrazione.

Canone
Sulla base della tipologia di contratto adottata, il programma permette di accedere a diverse modalità di calcolo del canone mensile. In particolare, traendo le informazioni sia dall’anagrafica utente che dall’anagrafica unità immobiliare, il sistema è in grado di
pervenire al canone effettivo finale. Le normative alle quali si fa riferimento per la determinazione del canone sono:

a) Equo canone (legge 392/78),
b) Canone sociale (regionale) sulla base della normativa vigente,
c) Aggiornamento Istat per i locali adibiti ad uso non abitativo,
d) Altre forme di determinazione concordate e personalizzate per ogni Ente.

Fatturazione & Morosità

Questa procedura ha come obiettivo la gestione di tutte le problematiche attinenti l’emissione delle bollette, la registrazione dei pagamenti, ed il conseguente aggiornamento delle situazioni contabili dei rapporti contrattuali con gli utenti.

La bolletta viene calcolata tenendo conto, oltre che del canone mensile previsto dal contratto, anche di eventuali spese accessorie da imputare all’assegnatario, e quindi associare ad ogni contratto ulteriori causali di spesa, l’imputazione di dette causali avviene manualmente, da parte dell’operatore abilitato, oppure mediante procedure automatiche quali ad esempio il trasporto quote affitto, il calcolo interessi di mora, il trasporto delle quote relative all’imposta di registro (Imposta, Bollo, Sanzioni), etc..

Il programma consente l’identificazione, per ciascuna causale, del regime IVA ad essa applicato; ed è previsto, quando accade, il calcolo delle penalità per ritardato pagamento rispetto alla scadenza, con relativa stampa per l’inquilino.

Con il termine emissione delle bollette si intende un processo che comprende l’effettuazione automatica delle seguenti attività :

1) calcolo delle bollette da emettere per ciascun contratto in essere,
2) registrazione in appositi archivi storici dei risultati del calcolo e contestuale aggiornamento della situazione contabile del contratto con l’utente,
3) produzione del file, in base al formato richiesto (POSTEL, MAV, etc. ), per la stampa fisica delle bollette e per il loro recapito all’utente,
4) produzione del file da inviare alla banca per la comunicazione degli importi da addebitare agli utenti che hanno scelto l’addebito automatico su conto corrente per le bollette emesse dall’Ente,
5) eventuale stampa, su modulo prefissato, del bollettino.

La procedura di creazione è ovviamente dotata di tutti gli automatismi di controllo e sicurezza che consentono evidenza di situazioni incorrette che eventuale ripristino della situazione precedente.

Con il termine riscossione delle bollette si intende il processo che comprende l’effettuazione automatica delle seguenti attività :

1) Acquisizione da diversi supporti magnetici, inviati dalle aziende che effettuano la riscossione (PP.TT., Banche, etc.), delle informazioni riguardanti i pagamenti effettuati,
2) Inserimento manuale, con possibilità di scarico di parte delle bollette o di quote eccedenti, delle informazioni riguardanti i pagamenti effettuati (solitamente con assegni, vaglia, etc.),
3) Acquisizione da altri supporti magnetici (previo concordato tracciato record) ad esempio per i bonifici,
4) Registrazione dei risultati della riscossione in opportuni archivi storici, con aggiornamento automatico della situazione contabile dell’utente.

Per ciascun contratto è evidente in ogni momento lo stato delle bollette in essere (e dei pagamenti effettuati); in altri termini è sempre disponibile la situazione contabile complessiva di un utente.

Controllo EMISSIONI e INCASSI presenti nel modulo InCASA, al fine di determinare quante bollette sono totalmente o parzialmente insolute. L’estrazione considera sia utenti attivi, che cessati.

Le emissioni sono controllate fino ad un mese/anno stabiliti dall’operatore, al fine di evitare che risultino morose delle bollette i cui incassi non sono ancora stati registrati per tempi tecnici.  La procedura consente di inviare lettere di sollecito agli utenti morosi e individuare un piano d’ammortamento del debito.

Per la gestione della morosità con iter legale si rimanda al modulo della suite “InMORA”.

Tabelle di Decodifica

Queste tabelle parametriche divise per competenza, proprie dell’ente, consentono di gestire le informazioni da utilizzare successivamente nelle procedure per la determinazione:

  • del patrimonio immobiliare, che va dal tipo d’unità fino al tipo di riscaldamento utilizzato;
  • della utenza, con dati che vanno dalla professione, al reddito, al nucleo familiare;
  • dei canoni, in base ai dati: demografici, alla zona geografica, etc..;
  • della dichiarazione IMU, e i dati connessi quali: concessionario e conto corrente versamento IMU, aliquote varie, importo e percentuale detrazione, etc.;
  • dei tipi di contratto, della bollettazione con i parametri per le causali, le aliquote iva, i tassi, e il deposito cauzionale.

Stampe & Reportistica

Sono previste innumerevoli stampe di controllo. La stampa eseguita dall’operatore è fruibile in formato .PDF (Portable Document Format), lo standard per portabilità e qualità di stampa.
Per la reportistica viene utilizzato Crystal Reports di Business Objects, i punti di forza di questo strumento sono dati dalla velocità e semplicità nella produzione di templates in formato WORD® e reports in EXCEL® facilmente gestibili e modificabili.

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