Il modulo gestisce la ripartizione di tutte le spese che la proprietà sostiene in modo da poterle successivamente ripartire sugli immobili interessati. Con questa applicazione si intende quindi fornire il collegamento tra:

InGEST interagisce con il modulo base InCASA per quanto concerne il patrimonio, i contratti, ed il ruolo dove vengono trasferite automaticamente  le spese calcolate. Viene inoltre gestito l’invio delle lettere di rendicontazione ai singoli inquilini/proprietari (condomini in proprietà mista).

E’ importante precisare che si possono avere due forme d’amministrazione che sono autonome e indipendenti l’una dall’altra:

Il modulo gestisce tutte le spese che la proprietà sostiene in modo da poterle successivamente ripartire sugli immobili interessati e quindi rendicontarle agli inquilini o proprietari. Questa procedura consente di gestire le spese per fabbricati, scale, unità immobiliari, complessi edilizi, sia che questi facciano parte di condomini ufficialmente costituiti, sia dove questi ultimi non esistono.

Fattura di Spesa
E’ possibile gestire i periodi per i quali effettuare la ripartizione delle spese (non necessariamente di 12 mesi) che sono completamente parametrici e possono essere definiti direttamente dall’operatore.

Millesimi
Parallelamente alle fatture di spesa è necessario gestire le “Quantità” abbinate a Unità di misura che altro non sono che i valori relativi a: Millesimi, Nr. Componenti, Metri quadrati, Coefficienti, Consumi, etc.;  questi valori possono essere gestiti manualmente ovvero, tramite apposite estrazioni rilevati in automatico dai dati già presenti a livello di Patrimonio, Utenza, Contratti, etc. Alle unità immobiliari interessate corrispondono varie tabelle millesimali sulla base della codifica delle unità di misura

Estratto conto
L’estratto conto viene calcolato automaticamente, in riferimento ad un periodo, sulla base delle spese e delle “Quantità” e determina per ogni inquilino, considerando anche il periodo di occupazione dell’unità immobiliare, i seguenti valori:

• Totale spese da addebitare all’inquilino
• Totali acconti già emessi
• Conguaglio spese da addebitare

Per alcune tipologie di spesa è possibile attribuire solo una parte della quota (ad esempio: portierato 10%), e sia la percentuale che la tipologia possono essere scelte e modificate dall’operatore. È possibile effettuare stampe dettagliate d’estratti conto a livello di fabbricato con l’evidenziazione delle quote d’addebitare agli inquilini e quelle a carico dell’Azienda, ed estrazioni a livello d’inquilino allo scopo di inviare lettere di rendicontazione integrate con testi scritti con WORD®; è inoltre prevista una stampa che evidenzia gli inquilini con conguaglio a credito. In caso di unità immobiliare rimasta sfitta in certi periodi, le quote vengono automaticamente addebitate a carico dell’Azienda.

Il modulo gestisce le informazioni riguardanti quegli inquilini d’uno o più immobili che hanno affidato il compito di gestire il riparto spese e la rendicontazione ad uno di loro o ad un’amministratore esterno.  Con questo sottosistema è consentito il caricamento del bilancio preventivo e la gestione dello scadenzario per il pagamento delle rate relative alle unità immobiliari di proprietà dell’Ente.

A livello generale sono gestite le seguenti informazioni:

Dal bilancio preventivo è possibile ottenere l’elenco delle rate in scadenza suddivise per Amministratore e inquilino / unità immobiliare, oltre a specifici prospetti per la liquidazione da passare all’ufficio contabile.